Outlook: 3 dicas para advogados organizarem e-mails de clientes

Dica 1: Crie pastas específicas para cada cliente

Uma maneira eficaz de organizar os e-mails dos clientes no Outlook é criando pastas separadas para cada cliente. Ao criar pastas específicas, você consegue manter os e-mails relacionados a cada cliente de forma organizada e fácil de acessar.

• Abra o Outlook e clique em "Nova Pasta" na guia "Pasta".
• Dê um nome para a pasta, utilizando o nome do cliente.
• Arraste e solte os e-mails relevantes para a pasta correspondente.

Dica 2: Utilize regras de e-mail para automatizar a organização

Outra forma de otimizar a organização dos e-mails dos clientes é através da utilização de regras de e-mail no Outlook. Com as regras, você pode automatizar o direcionamento de e-mails específicos para as pastas corretas, poupando tempo e mantendo a organização.

• Acesse a guia "Arquivo" e clique em "Gerenciar Regras e Alertas".
• Clique em "Nova Regra" e siga as instruções para criar uma regra personalizada.
• Defina os critérios de filtragem dos e-mails e escolha a ação a ser realizada, como mover para uma pasta específica.

Dica 3: Mantenha uma rotina de limpeza e arquivamento

Para evitar a sobrecarga de e-mails e manter a caixa de entrada organizada, é essencial manter uma rotina de limpeza e arquivamento no Outlook. Regularmente, revise os e-mails recebidos, arquive os que já foram tratados e exclua os que não são mais necessários.

• Defina um horário diário para revisar e-mails antigos.
• Arquive os e-mails que não precisam de ação imediata.
• Exclua os e-mails irrelevantes ou desnecessários.

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